Outlook-Kalenderfreigabe? Nur mit Zustim­mung des Personalrats!

In einem ganz fri­schen Urteil setzt sich das Ver­wal­tungs­ge­richt (VG) Sig­ma­rin­gen mit der Fra­ge aus­ein­an­der, inwie­fern von Mit­ar­bei­tern die Frei­ga­be ihres dienst­li­chen Outlook-Kalenders für Ein­sicht durch ande­re Mit­ar­bei­ter (z. B. auch Vor­ge­setz­te) ver­langt wer­den kann.

Der vom VG zu ent­schei­den­de Fall nahm in einem Uni­ver­si­täts­kli­ni­kum sei­nen Aus­gang, als ein Vor­ge­setz­ter einen Beschäf­tig­ten auf­for­der­te, sei­nen dienst­li­chen Outlook-Kalender frei­zu­ge­ben. Denn ohne die Frei­ga­be durch den Beschäf­tig­ten sah der Vor­ge­setz­te ledig­lich, dass Ter­mi­ne „gebucht“ sind, nicht aber mit wel­chem Inhalt. In die­sen Vor­gang schal­te­te sich schließ­lich der Per­so­nal­rat (also die Beschäf­tig­ten­ver­tre­tung im Kli­ni­kum, die im öffent­li­chen Dienst das Äqui­va­lent zum Betriebs­rat im pri­vat­wirt­schaft­li­chen Bereich dar­stellt) ein und mein­te, dass die Zugriffs­ge­wäh­rung mit­be­stim­mungs­pflich­tig i. S. v. § 75 Abs. 4 Nr. 11 Lan­des­per­so­nal­ver­tre­tungs­ge­setz Baden-Württemberg (LPVG) sei. Der Per­so­nal­rat begrün­de­te dies damit, dass die Kennt­nis­nah­me von spe­zi­fi­schen Inhal­ten des Kalen­ders der Beschäf­tig­ten zu deren Über­wa­chung geeig­net sei. Die Kli­nik­lei­tung war hin­ge­gen der Ansicht, dass der Ter­min­ka­len­der nur zur leich­te­ren Ter­min­fin­dung geeig­net sei und die Soft­ware, Micro­soft Out­look, bereits län­ger ohne Bean­stan­dung durch den Per­so­nal­rat im Ein­satz sei, wes­halb ein Ver­trau­ens­tat­be­stand der Kli­nik­lei­tung hin­sicht­lich der Mit­be­stim­mung durch den Per­so­nal­rat geschaf­fen wor­den sei.

Das VG Sig­ma­rin­gen sieht ein Mit­be­stim­mungs­er­for­der­nis des Per­so­nal­rats und argu­men­tiert ent­spre­chend der Recht­spre­chung des Bun­des­ar­beits­ge­richts, dass bereits die objek­ti­ve Eig­nung einer Maß­nah­me zur Über­wa­chung, die hier vor­han­den ist, zu einem Mit­be­stim­mungs­er­for­der­nis führt. Inter­es­sant ist zudem, dass die (erfolg­te) Unbe­denk­lich­keits­be­schei­ni­gung des betrieb­li­chen Daten­schutz­be­auf­trag­ten eine Zustim­mung des Per­so­nal­rats nicht ersetzt und dass die­se bei­den Erfor­der­nis­se neben­ein­an­der­ste­hen. Will ein Unter­neh­mer also, dass ein Ange­stell­ter sei­nen Outlook-Kalender für ande­re Per­so­nen im Unter­neh­men frei­gibt, bedarf es neben der Prü­fung der daten­schutz­recht­li­chen Zuläs­sig­keit durch den (ggf. vor­han­de­nen) Daten­schutz­be­auf­trag­ten auch der Mit­be­stim­mung des (ggf. vor­han­de­nen) Personalrats.

Daten­schutz­recht­lich ist nach Ansicht des VG Sig­ma­rin­gen die Gefahr des Ein­griffs in das Per­sön­lich­keits­recht des Beschäf­tig­ten „durch die tech­ni­sche Erhe­bung von Verhaltens- und Leis­tungs­da­ten“ (= Frei­ga­be des Outlook-Kalenders und der dar­in ent­hal­te­nen Ter­mi­ne für ande­re Beschäf­tig­te) mit dem Inter­es­se des Vor­ge­setz­ten an der Frei­ga­be abzu­wä­gen; das VG beschreibt das Inter­es­se des Vor­ge­setz­ten nicht näher. Das Gericht sieht die Mög­lich­keit, dass die­se Daten­er­he­bung (= Frei­ga­be des Outlook-Kalenders) auch ohne zusätz­li­che Siche­rungs­maß­nah­men zuläs­sig sein kann.

Mit Blick auf die durch das VG gefor­der­te Inter­es­sen­ab­wä­gung kann die Frei­ga­be des Outlook-Kalenders also regel­mä­ßig nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zuläs­sig sein. Es kommt inso­fern dar­auf an, ob die Frei­ga­be des Outlook-Kalenders zur Durch­füh­rung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich ist oder nicht. Mit Blick auf die Ein­schät­zun­gen der Auf­sichts­be­hör­den zu die­sem The­ma und dem Grund­satz der Inte­gri­tät und Ver­trau­lich­keit aus Art. 5 Abs. 1 lit. f) DSGVO ist aller­dings dar­auf zu ach­ten, dass nur den­je­ni­gen Beschäf­tig­ten der Kalen­der frei­ge­ge­ben wird, die die­se Frei­ga­be (unbe­dingt) benö­ti­gen (Need-to-know-Prinzip). Zudem ist natür­lich auch rele­vant, ob Beschäf­tig­te even­tu­ell auch pri­va­te Ter­mi­ne im Kalen­der pfle­gen (dür­fen). Denn ein Zugriff auf sol­che pri­va­ten Infor­ma­tio­nen dürf­te nicht zur Durch­füh­rung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich sein.

Die Ent­schei­dung kor­re­spon­diert schließ­lich mit einer Ent­schei­dung des Lan­des­ar­beits­ge­richts Nürn­berg für den nicht­öf­fent­li­chen Bereich, nach der auch der Betriebs­rat über Outlook-Kalenderfreigaben mit­be­stim­men muss (LAG Nürn­berg, Urteil vom 21.2.2017, Az. 7 Sa 441/16).

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