Risiken und Best Practices für Unternehmen
Werden keine klaren Regeln zur Privatnutzung von betrieblichen Kommunikationsmitteln getroffen, kann das weitreichende Folgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben. Wenn Arbeitgeber beispielsweise die E‑Mails von Mitarbeitern ohne deren Wissen auswerten und wegen der Privatnutzung kündigen, ohne diese ausdrücklich verboten zu haben, kann dies einen Datenschutzverstoß darstellen. Im schlimmsten Fall drohen nicht nur Schmerzensgeldforderungen, sondern auch Beweisverwertungsverbote. Unternehmen sollten daher Folgendes beachten:
Wann gilt die Privatnutzung als erlaubt?
Eine Privatnutzung kann bereits als erlaubt gelten, wenn sie nicht ausdrücklich verboten ist. Die Rechtsprechung vertritt teilweise sogar die Auffassung, dass Arbeitnehmer bei der erlaubten oder geduldeten Privatnutzung eines Kommunikationsmittels davon ausgehen dürften, dass auch andere Kommunikationsmittel privat genutzt werden dürfen. Die erlaubte Privatnutzung des Diensthandys kann deshalb z.B. zu einer Erlaubnis für die Privatnutzung der E‑Mail-Kommunikation führen oder umgekehrt.
Sind verdachtsunabhängige Kontrollen bei Privatnutzung zulässig?
Ist eine Privatnutzung erlaubt, darf eine verdachtsunabhängige Kontrolle nach der Rechtsprechung grundsätzlich nur stattfinden, wenn sie vorher angekündigt wurde und der Arbeitnehmer die Gelegenheit hatte, seine private Kommunikation vor einem Zugriff zu schützen. Es sind sehr strenge Anforderungen an die Verhältnismäßigkeit zu stellen.
Gilt das Fernmeldegeheimnis auch für betriebliche Kommunikation?
Ob das Fernmeldegeheimnis aus § 88 TKG a. F. bzw. § 3 TTDSG n.F. auch für Kommunikation im Unternehmen gilt, ist umstritten. Erfreulicherweise mehren sich sowohl in der Rechtsprechung als auch in der juristischen Literatur jedoch zunehmend die Stimmen, die eine Verpflichtung des Arbeitgebers nach dem Fernmeldegeheimnis ablehnen. Allerdings gelten bei einer erlaubten Privatnutzung strengere datenschutzrechtliche Anforderungen an Kontrollen.
Sollte die Privatnutzung verboten werden?
Ein Verbot ist aus rechtlicher Sicht der einfachste Weg und entspricht den Empfehlungen der Datenschutzbehörden. Dennoch gibt es auch hier einiges zu beachten. Bei einem Verbot muss die Privatnutzung nämlich auch kontrolliert und das Verbot durchgesetzt werden. Geschieht dies nicht, kann durch die Duldung der eigentlich unerlaubten Privatnutzung eine gegenläufige betriebliche Übung entstehen. Eine Kontrolle kann zum Beispiel durch eine Protokollierung der Internetnutzung erfolgen. Ratsam ist zudem, Regelungen zum Umgang mit Bagatellfällen sowie mit Verstößen zu treffen. Es sollte dabei auch Rücksicht auf das Betriebsklima genommen werden. Auch wenn die Rechtsprechung dahingehend keine genauen Maßstäbe setzt, rechtfertigt jedenfalls nicht jede unzulässige Privatnutzung eine Kündigung. Sollte die Privatnutzung von betrieblichen Kommunikationsmitteln verboten werden, kann eine Regelung zum Bring Your Own Device (BYOD) eine Erleichterung für die Beschäftigten sein. Auch hier bedarf es aber klarer Regeln.
Ist ein Verbot der Privatnutzung zwingend erforderlich?
Über den Umgang mit der Privatnutzung kann jedes Unternehmen selbst entscheiden. Es gibt Gründe, die für eine Privatnutzung sprechen (z.B. die Benefits für die Beschäftigten), und Gründe dagegen (z.B. ein höheres Risiko von Cyberangriffen). Egal wie man sich als Unternehmer entscheidet: Es bedarf einer klaren Regelung, die dann auch durchgesetzt wird. Fehlende Regelungen oder ein Wildwuchs bei der Privatnutzung von betrieblichen Kommunikationsmitteln sind nicht nur Gift für die Compliance der IT, sondern führen schnell zu Datenschutzverletzungen.
Was sollten Arbeitgeber beachten?
Unternehmen, die noch keine klaren Spielregeln für die Privatnutzung von betrieblichen Kommunikationsmitteln haben, sollten diese unbedingt aufstellen. Nur so können datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Nachteile vermieden werden. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat einen Arbeitgeber mit Urteil vom 27.01.2023 (Az. 12 Sa 56/21) beispielsweise wegen der unzulässigen Auswertung von privater Kommunikation zur Zahlung eines Schmerzensgelds in Höhe von 3.000 Euro verurteilt und außerdem ein Beweisverwertungsverbot im laufenden Kündigungsschutzprozess angenommen. Nicht zu vergessen ist auch, dass die private Nutzung von betrieblichen Kommunikationsmitteln auch weitreichende Auswirkungen auf die Cybersicherheit hat: Bei gleichzeitiger Erhöhung der Angriffsfläche reduzieren sich die Überwachungsmöglichkeiten wegen strengerer datenschutzrechtlicher Anforderungen.
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