Recht­li­che Her­aus­for­de­run­gen bei vir­tu­el­len Stand­ort­be­su­chen (Vir­tu­al Site Visits)

Vir­tu­el­le Stand­ort­be­su­che (auch “Vir­tu­al Site Visits” genannt) spa­ren natio­na­len und beson­ders inter­na­tio­na­len Unter­neh­men und Inves­to­ren Zeit und Geld. Nicht zuletzt wäh­rend der Corona-Pandemie haben sich Rei­sen und Grenz­über­trit­te – sogar inner­halb der Euro­päi­schen Uni­on – als Hür­de für die unter­neh­me­ri­sche Arbeits­pra­xis dar­ge­stellt. Vir­tu­al Site Visits stel­len daher für vie­le Unter­neh­men eine begrü­ßens­wer­te Alter­na­ti­ve zu Vor-Ort-Terminen dar. Im Zeit­al­ter der fort­schrei­ten­den Digi­ta­li­sie­rung ist jedoch auch die­se Ent­wick­lung mit einer Viel­zahl von Her­aus­for­de­run­gen, ins­be­son­de­re aus daten­schutz­recht­li­cher Sicht, verbunden.

Daten­schutz­recht­li­che Her­aus­for­de­run­gen bei vir­tu­el­len Standortbesuchen

Vir­tu­el­le Füh­run­gen durch Pro­duk­ti­ons­stät­ten bedeu­ten in den aller­meis­ten Fäl­len auch eine Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten, sodass der Anwen­dungs­be­reich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eröff­net ist. Wäh­rend der vir­tu­el­len Füh­rung kön­nen ins­be­son­de­re Mit­ar­bei­ter­da­ten ver­ar­bei­tet wer­den, wenn Mit­ar­bei­ter – mög­li­cher­wei­se auch nur im Hin­ter­grund – wäh­rend ihrer Arbeit gefilmt wer­den. Auch wenn die Ver­ar­bei­tung von Mit­ar­bei­ter­da­ten nicht im Fokus des vir­tu­el­len Stand­ort­be­suchs steht, ist aus daten­schutz­recht­li­cher Sicht eine Rechts­grund­la­ge erfor­der­lich. Eine Her­aus­for­de­rung ist hier­bei, dass das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz eine Ver­ar­bei­tung von Mit­ar­bei­ter­da­ten nur dann erlaubt, wenn es sich um eine Ver­ar­bei­tung han­delt, die für die Durch­füh­rung eines Arbeits­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Dies wird bei der Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten von unbe­tei­lig­ten Mit­ar­bei­tern wäh­rend der vir­tu­el­len Stand­ort­be­su­che meist nicht der Fall sein. Meist bleibt dann nur noch die Mög­lich­keit, dass der Arbeit­ge­ber eine Ein­wil­li­gung der betrof­fe­nen Mit­ar­bei­ter ein­holt. Die­se Ein­wil­li­gung ist in ihrer Recht­mä­ßig­keit stark ein­zel­fall­ab­hän­gig und soll­te in jedem Fall vor­ab einer aus­führ­li­chen recht­li­chen Bewer­tung unter­zo­gen wer­den. Die Ver­ar­bei­tung jener Mit­ar­bei­ter­da­ten, die an dem vir­tu­el­len Stand­ort­be­such aktiv betei­ligt sind, dürf­te sich in der Ein­zel­fall­prü­fung hin­ge­gen ein­fa­cher recht­fer­ti­gen lassen.

Da vir­tu­el­le Stand­ort­be­su­che häu­fig inter­na­tio­na­ler Natur sind, kön­nen sich zudem im Kon­text der “Schrems II”-Entscheidung des EuGH Fra­gen zur Zuläs­sig­keit von Dritt­lands­über­mitt­lun­gen stel­len. Ins­be­son­de­re die Über­mitt­lung in die USA unter­liegt beson­de­ren Her­aus­for­de­run­gen, wes­halb Sofort­maß­nah­men drin­gend zu emp­feh­len sind. Dritt­lands­über­mitt­lun­gen kön­nen schon bei der Nut­zung eines ame­ri­ka­ni­schen Video­kon­fe­renz­an­bie­ters rele­vant wer­den, wenn die Soft­ware für die vir­tu­el­le Füh­rung genutzt wird. Hier­bei ist auch zu berück­sich­ti­gen, dass die aktu­el­len Fra­ge­bö­gen der deut­schen Daten­schutz­auf­sichts­be­hör­den gezielt auch den kon­zern­in­ter­nen Aus­tausch von Beschäf­tig­ten­da­ten adressieren.

Her­aus­for­de­run­gen durch das GeschGehG

So attrak­tiv eine vir­tu­el­le Stand­ort­be­sich­ti­gung für die Betei­lig­ten sein kann, müs­sen Unter­neh­men im Vor­hin­ein auch beson­ders auf den Schutz von Unter­neh­mens­in­for­ma­tio­nen nach dem Geschäfts­ge­heim­nis­ge­setz (GeschGehG) ach­ten. Eine Ver­let­zung von Geschäfts­ge­heim­nis­sen kann z. B. bereits vor­lie­gen, wenn im Hin­ter­grund White­boards mit inter­nen Infor­ma­tio­nen oder Pro­duk­te ande­rer Geschäfts­part­ner erkenn­bar sind. Eine vir­tu­el­le Füh­rung bedarf also einer genau­en Vor­be­rei­tung und einer aus­gie­bi­gen Ana­ly­se der tat­säch­li­chen Gege­ben­hei­ten der gefilm­ten Stand­or­te sowie – bei Bedarf – einer Anpas­sung der erfor­der­li­chen Geheim­hal­tungs­maß­nah­men.

Aus­blick und zukünf­ti­ge Entwicklungen

Vir­tu­al Site Visits sind für Unter­neh­men ins­be­son­de­re wäh­rend der Corona-Pandemie eine gute Mög­lich­keit, schnell und unkom­pli­ziert Stand­ort­be­sich­ti­gun­gen durch­zu­füh­ren. Ob sich der Trend in den kom­men­den Jah­ren fort­setzt, bleibt ange­sichts der nicht zu unter­schät­zen­den recht­li­chen Anfor­de­run­gen, ähn­lich wie beim Home­of­fice, abzu­war­ten. Unter­neh­men, die vir­tu­el­le Stand­ort­füh­run­gen anbie­ten, soll­ten in jedem Fall eine aus­führ­li­che Ana­ly­se mög­li­cher recht­li­cher Risi­ken und der tat­säch­li­chen Gege­ben­hei­ten durch­füh­ren, um im Bereich des Daten­schut­zes und des Schut­zes von Geschäfts­ge­heim­nis­sen auf der siche­ren Sei­te zu sein.